Er du struktureret, detaljeorienteret og dygtig til at håndtere mange forskellige opgaver? Vi søger en Business Support Specialist, der kan støtte vores team med finansielle, administrative, lagerrelaterede og kundesupport-opgaver. For at trives i rollen er det vigtigt, at du har stærke kommunikative og tekniske færdigheder samt evnen til at arbejde professionelt i et dynamisk miljø.

Kvalifikationer og færdigheder:

• Flydende i både dansk og engelsk – skriftligt og mundtligt.
• Stærke IT-færdigheder og erfaring med administrative systemer. Vi arbejder i systemer som:
  • Google Business Suite
  • Internal CRM
  • Dynamics D365
  • Seperat lager system (Moneo)
  • Slack
    Det er derfor vigtigt, at du har erfaring med eller evnen til hurtigt at sætte dig ind i disse typer af systemer.
• Evnen til at kommunikere professionelt og anvende forretningssprog i dialog med kunder og samarbejdspartnere.
• Organisatoriske evner og en struktureret tilgang til opgaver.
• Erfaring med finansielle processer, fakturering og lagerstyring er en fordel.
• Proaktiv og løsningsorienteret med fokus på service og samarbejde.

Ansvarsområder

Finansielle og Administrative Opgaver

• Håndtere fakturering og justering af fakturaer for danske kunder.
• Udføre inkassoprocesser (i samarbejde med et eksternt inkassobureau) og opretholde kommunikationen med salgsteamet og salgsdirektøren.
• Gennemgå og foreslå forbedringer af inkassoprocesser.
• Koordinere med salgsteamet for at håndtere kundespørgsmål.
• Samarbejde med finansafdelingen for præcis betalingsbehandling.
• Sikre korrekt databehandling for kunder og ledere i virksomhedens system.
• Behandle betalinger baseret på bevægelser på bankkonti.
• Opretholde fortrolighed omkring betalinger relateret til kunder, medarbejdere og leverandører.
• Behandle og dele fakturaer med hovedkontoret for kunder og leverandører.
• Onboarde partnere i CRM-betalingssystemet.
• Udføre yderligere opgaver tildelt af den direkte leder.
• Deltage i møder relateret til udvikling af nye produkter/løsninger.
• Samarbejde med eksterne partnere for at forbedre servicekvaliteten.
• Indsamle data til løninput og hjælpe med bilag og kvitteringer.
• Overvåge virksomhedens e-mails og arkivere indkøbsdokumentation til regnskab.
• Kommunikere med leverandører og kunder om dokumentafstemninger.

Lagerrelaterede Opgaver

• Kontrollere lagerforsendelser og leverancer til kunder.
• Udføre og administrere regelmæssige lagerkontroller og informere hovedkontoret om resultater og hændelser.
• Sikre daglige regnskabs- og lagerprocesser relateret til cirkulation af lagerdokumenter.
• Samarbejde med salgsdirektøren om beslutninger vedrørende lagerbeholdning.
• Identificere og forbedre lagerprocesser for at forbedre kundeservicen.
• Analysere og foreslå forbedringer af eksisterende lagerprocesser.
• Hjælpe med implementering af nye databehandlingsprotokoller.

Kundesupport Opgaver

• Yde backup-support til kundesupportteamet.
• Konsultere og støtte kolleger, herunder salg, kundesupport, lager, hovedkontor og direkte leder.
• Besvare kundehenvendelser på dansk og engelsk.
• Organisere løsninger på kundespecifikke problemstillinger.
• Afholde træningssessioner for kolleger om systemændringer og opdateringer.

HR-Relaterede Opgaver

• Forenkling af onboardingprocessen:
  • Indsamle information om nye medarbejdere.
  • Videregive nødvendige oplysninger til hovedkontorets HR-afdeling til offentliggørelser.
  • Oprette og administrere Jira-onboarding-billetter.
• Forenkling af offboardingprocessen:
  • Følge lignende processer for at sikre smidige overgange.
• Støtte til fysisk onboarding:
  • Bidrage til at udarbejde en detaljeret og praktisk onboardingplan for nye medarbejdere.
• Støtte til forretningsrejser til hovedkontoret:
  • Assistere teammedlemmer med booking af fly og hotel til rejser til hovedkontoret.
• SageHR-administration:
  • Sikre, at fraværsdata i SageHR er nøjagtige og stemmer overens med de danske regnskabsdata.

Yderligere Ansvar

• Holde kontor- og interne politikker opdateret og informere kolleger i Danmark.

Bemærk: Jobbeskrivelsen kan ændres i takt med virksomhedens behov.

Hvis du kan arbejde professionelt og skabe værdi for både kunder og kolleger, vil vi meget gerne høre fra dig!

Du hører fra os såfremt du bliver tilkaldt til samtale, hvor du bedes medbringe dit proffesionelle CV.