Nereti uzņēmumos pie pārrunu telpām ir lapiņas, kur kolēģi atzīmē, kurā datumā un cikos paredzējuši telpu aizņemt. Lai šo problēmu risinātu, Draugiem.lv grupas biznesa inkubatorā Idea Bits ir izstrādāts telpu rezervācijas organizēšanas rīks BookTime.

«Mūsu uzņēmumā ir tā, ka mēs paši skatāmies uz lietām, kas nedarbojas ikdienā, kas mums nepatīk un neapmierina, un meklējam veidus, kā to uzlabot,» stāsta Dāvis Siksnāns, projekta BookTime vadītājs.

Viena no lietām, kas radīja neskaidrības un sarežģījumus, bija tikšanās telpu rezervēšana. Kad uzņēmums vēl atradās tā iepriekšējā mājvietā Lāčplēša ielā, palielinājās darbinieku skaits un līdz ar to – arī dažādas tikšanās, regulāri bija situācijas, kad kolēģi neviļus iztraucē kādas svarīgas pārrunas, virinot durvis un pārbaudot, vai telpa ir brīva. «Tas mūs tik ļoti kaitināja, ka nonācām pie secinājuma, ka jābūt labākam veidam, kā šīs lietas organizēt. Tā radās ideja par telpu rezervēšanas rīku BookTime, ko izmantotu visi darbinieki, lai netraucētu viens otram un lai nebūtu nemitīgi jāsaskaņo citam ar citu, ka tikos un tikos nepieciešama brīva telpa sarunai,» stāsta Dāvis. Šī sistēma darbojas pēc principa «kurš pirmais brauc, tas pirmais maļ» un, ja konkrētais darbinieks ir paspējis telpu rezervēt, viņam ir tiesības to izmantot. Protams, nepieciešamības gadījumā kolēģi var mēģināt vienoties, lai visiem būtu vieta, kur aprunāties.

Šo rīku uzņēmumā izstrādāja un sākotnēji lietoja tikai iekšienē. Saprotot, ka BookTime ir atrisinājis sanāksmju telpu organizēšanas problēmu un rīks ticis atzīts par noderīgu, nolemts to ļaut izmantot arī citām kompānijām, kam ir līdzīga problēma. Tāpēc šo rīku komanda pilnveidoja, deva iespēju to lietot katram, kas to vēlas, turklāt bez maksas. Šim rīkam ir izstrādāta arī iPhone aplikācija.

Vaicāts, kāpēc tas nav maksas rīks, Dāvis skaidro: «Bija vairākas idejas, kā ar to varētu pelnīt, piemēram, ja lietotāja telpu skaits pārsniedz noteiktu daudzumu. Taču mēs neprasām naudu par to, jo izstrādāt šo rīku nebija tik sarežģīti. Lai cilvēki lieto BookTime bez maksas, un, iespējams, kāds to gribēs integrēt ar kādu citu no mūsu grupas kompānijas produktiem.» Piemēram, BookTime ir iespējams savienot ar cita Draugiem.lv grupas uzņēmuma Istabai.lv kustības sensoriem. Tas nav obligāti, bet dod papildu informāciju. Piemēram, var būt situācija, kad kolēģis ir rezervējis telpu, bet tikšanās ir beigusies agrāk un pēdējo pusstundu telpa ir brīva. Ja BookTime sistēmā tādas izmaiņas nevar redzēt, tad gadījumā, ja ir šis sensors – varētu. Tas, reaģējot, ka telpā nav nekādu kustību, ziņotu, ka tā ir brīva.

Šis rīks tapa kā telpu rezervēšanas sistēma, jo bija vēlme atrisināt konkrētu problēmu. Taču to var izmantot arī, piemēram, automašīnu rezervēšanai. «Mēs neesam vienīgais uzņēmums, kam ir mašīnas un regulāri jābrauc pie klientiem, lai tiktos,» saka Dāvis. Tāpēc sistēma tika papildināta un tagad kolēģi var laikus pieteikties uz konkrētu dienu un laiku, kad viņiem būs nepieciešama automašīna, un visi var redzēt pa stundām, kā auto tiek noslogots. «Iepriekš tas bija viens liels juceklis,» viņš atminas.

Uzņēmuma darbinieki var izmantot automašīnas ne vien darba vajadzībām, bet arī brīvdienās un braucienam uz un no darba. Arī tādos gadījumos viņi to rezervē BookTime. Lai kāds no kolēģiem «nepiesavinātos» mašīnu pusgadu uz priekšu, rezervācija iespējama 2,5 nedēļas iepriekš un ir izstrādāts speciāls algoritms, kas ierobežo rezervācijas biežumu.

Tāpat BookTime var izmantot dažādu instrumentu, inventāra un pat pakalpojumu rezervācijas organizēšanai. Piemēram, lielās bankās ir projektori, ko nepieciešams rezervēt, un tad to tehniskie darbinieki noteiktā laikā atnesīs un tāpat arī konkrētā laikā aiznesīs. Lai to darītu, ir jāsūta e-pasts vai jāzvana. «Šādā sistēmā tie ir daži kliki. Un arī, ja vajag saremontēt lampiņu, nezvani, bet pierezervē sistēmā un brīvā brīdī meistars atnāks,» papildina draugiem.lv runasvīrs Jānis Palkavnieks.

Piereģistrējoties BookTime, var izvēlēties kategorijas (telpas, mašīnas utt.), definēt to nosaukumus un pievienot visu savu komandu – lietotājus, kas izmantos šo rīku. Pašlaik nav ierobežojumu, cik daudz cilvēku var to lietot.

Šobrīd rīkam ir vairāk nekā 300 lietotāju un katru dienu piesakās arvien jauni. «Mēs neesam aktīvi ieguldījuši reklāmā, lai visiem stāstītu par BookTime. Tie, kuri to lieto, lielākoties uzzina no paziņām, no cilvēkiem, kas jau lieto,» viņš norāda.

Ņemot vērā, ka BookTime ir bezmaksas rīks, reālus ieņēmumus tas nenes. «Šis ir viens no tiem gadījumiem, kad daļa uzņēmumu sponsorē citu inovatīvās idejas,» saka Dāvis. Viņš arī teic, ka visiem grupas uzņēmumiem projektiem ir savas mājaslapas, bet visās ir teikts, ka šis ir viens no Draugiem.lv grupas uzņēmumiem. Statistika rāda, ka cilvēki tās aplūko un apmeklē arī citu projektu mājaslapas, un tādā veidā «atved» jaunus klientus.

Teksts: Anda Asere

Raksts tapis sadarbībā ar